Processos existem para serem ... revistos

De uma forma abrangente, processos são os instrumentos da implementação das estratégias da empresa, isto é, das ações que a empresa precisa tomar para aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças identificadas no ambiente de negócios.

Dentre inúmeros conceitos para o termo “processo”, acredito que as melhores definições sejam:

Uma série de tarefas ou etapas que recebem insumos (materiais, informações, pessoas, máquinas, métodos) e geram produtos (produto físico, informação, serviço), usados para fins específicos, por seu receptor;

Uma introdução de insumos (entradas) num ambiente, formado por procedimentos, normas e regras, que, ao processarem os insumos, transformam-nos em resultados que serão enviados (saídas) aos clientes do processo;

Uma seqüência de tarefas e atividades utilizadas na entrada (input), que agrega determinado valor e gera uma saída (output) para um cliente específico interno ou externo, utilizando os recursos da organização para gerar resultados concretos.

ATENÇÃO: Procedimentos, Métodos de Produção e Processo são coisas diferentes! Os dois primeiros definem a técnica pela qual se produz algo, enquanto o último define a forma como esta técnica é empregada.

Um projeto é um conjunto único de processos que consiste em atividades coordenadas e controladas com datas de início e fim, empreendidas para atingir resultados únicos. Igualmente a quaisquer outros processos, os processos de Gerenciamento de Projeto devem estar alinhados aos objetivos estratégicos de cada organização.

Os processos usados em projetos são geralmente categorizados em três principais tipos:

Processos de gerenciamento de projeto, os quais são específicos para gerenciamento de projeto e para determinar como as atividades selecionadas ao projeto são gerenciadas;

Processos de entrega, os quais não são exclusivos para gerenciamento de projetos, que resultam na especificação e fornecimento de um produto, serviço ou resultado específicos e que variam dependendo da entrega específica do projeto;

Processos de apoio, os quais não são exclusivos para gerenciamento de projeto e que fornecem apoio pertinente e valioso para produtos e processos de gerenciamento de projetos em disciplinas como logística, finanças, contabilidade e segurança.

Aliás, é importante ressaltar que os processos de Gerenciamento de Projetos, possuem as mesmas características que quaisquer outros processos empresariais, ou seja:

Todos os processos têm entradas, saídas, clientes e fornecedores;

Todos os processos têm múltiplas etapas, tarefas, operações ou funções executadas em sequência ou simultaneamente;

Geram um resultado ou produto identificável, que pode ser um produto físico, um relatório, dados/informações verbais, escritos ou eletrônicos, um serviço ou qualquer produto final identificável de uma série de etapas;

O resultado / produto tem um receptor identificável, que define sua finalidade, suas características e seu valor, seja esse receptor um cliente externo ou interno;

Podem ser de natureza interna (quando têm início, são executados e terminam dentro da mesma empresa) e externa (quando têm início dentro da empresa, são executados e terminam fora da empresa);

Possuem interfuncionalidade, quero dizer, a maioria dos processos de GP atravessa os seus próprios limites, os limites do grupo de processo e de suas áreas de conhecimento em que ele se encontra, servindo de insumos para outros processos de outros processos, grupo de processos e área de conhecimento.

Dentre os fatores de sucesso de um projeto está a seleção apropriada dos processos de cada organização necessários para atingir os objetivos propostos. Dessa forma, a partir do momento em que os processos de gerenciamento de projeto assumem um papel meramente burocrático, existe a necessidade de revê-los.

Continua na próxima postagem....