Projetos como agentes de mudanças

Projetos são empreendimentos temporários que criam resultados únicos, que podem ser iniciados por diversas razões, tais como uma demanda de mercado, uma oportunidade estratégica, um inovação tecnológica, um requisito legal, etc... Em resumo, um projeto é iniciado por necessidade de uma mudança.

Não existe organização que não esteja sujeita a mudança, pelo contrário, toda organização navega um ambiente dinâmico, fluido e em constante mudança, e o seu sucesso depende da capacidade para usar seus projetos para aproveitar e gerir as necessidades de mudança.

Embora o PMBOK não considere a Gestão da Mudança como uma área de conhecimento, ela deve ser um componente essencial na implementação do projeto. Para as organizações, a Gestão da Mudança servirá como suporte para adaptação à incerteza e complexidade, bem como melhor alinhamento estratégico e sucesso do negócio, enquanto que para os Gerentes de Projetos será uma competência fundamental da liderança, que complementa suas habilidades técnicas.

Por isso é preciso entender como os projetos irão afetar as pessoas e as organizações. Os Gerentes de Projeto devem liderar e gerir pessoas, equipes e organizações através da transição entre o velho e o novo. Em última análise, os Gerentes de Projeto devem ser gestores e facilitadores de mudanças, uma vez que a mudança é, como dizem, a única coisa certeza.







O Gerente de Projetos precisa olhar para as mudanças provocadas pela implementação do projeto com os olhos daqueles que são impactados e entender que as pessoas resistem à forma como as mudanças mexem na sua zona de conforto e perturbam suas vidas.

Agilidade Organizacional, como melhorar?

As organizações não podem simplesmente declarar-se mais ágil. Elas devem esforçar-se para transformar três áreas chave:

• Implementar práticas de gestão de mudança;
• Implementar práticas de gestão de risco;
• Padronizar as práticas de gestão de projetos, programas e portfólios;

Organizações eficazes no gerenciamento de mudanças são mais ágeis, não só reduzindo o impacto das mudanças externas, mas também aproveitando novas oportunidades que elas podem apresentar.

Uma Gestão de Riscos eficaz ajuda as organizações a identificar e mitigar os fatores que poderiam sabotar o seu sucesso da organização.

Basicamente para Gestão de Mudanças e Gestão de Riscos estão fundamentados em:

• Monitorar e atuar o ambiente externo, detetando e avaliando as mudanças, os riscos e as oportunidades procurando  alavancar as mais significativas;
• Estabelecer processos formais para a Gestão de Mudanças e a Gestão de Riscos, para serem utilizados dentro e fora dos projetos;
• Implantação de um PMO atuante, atribuindo gerentes específicos para a Gestão de Mudanças e a Gestão de Riscos;
  

A Padronização de práticas de gerenciamento de projetos, programas e portfólios é uma necessidade, uma vez que, em função da volatilidade dos cenários atuais as organizações devem agir rapidamente.

Melhorar a Agilidade Organizacional requer um trabalho árduo, porém os resultados são bastante expressivos. Segundo o relatório do PMI, Pulse of the Profession, organizações mais ágeis possuem um índice de sucesso 30% maior que organizações que não possuem as práticas acima, quando comparamos tempo de implantação, custos, ROI e objetivos do projeto.

Agilidade Organizacional...

Agilidade Organizacional é uma tendência identificada pelo PMI em sua pesquisa Pulse of the Profession 2012. O cenário atual de crescimento econômico lento e de mudanças  das prioridades do mercado global criaram um ambiente complexo e arriscado para os negócios, que premia as inovações, bem como inviabiliza novos projetos.

Para forjar essa agilidade, as organizações bem-sucedidas estão agressivamente remodelando a sua cultura e as práticas de negócios em três frentes:

• Rigorosa gestão de mudança para melhor se adaptar às mudanças condições de mercado
• Gestão de risco mais colaborativa e robusta
• O uso crescente de padrões para gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólios.

O relatório revela uma recompensa clara: as organizações altamente ágeis são duas vezes mais propensas a obter sucesso  com novas iniciativas do que aquelas que possuem agilidade baixa. 

De fato, devido ao ambiente econômico volátil nos últimos anos, apenas 45% das organizações relataram o sucesso com novas iniciativas, sendo as organizações que tem maior exito aquelas com níveis mais elevados agilidade, conferindo-lhes uma poderosa vantagem competitiva.

Mesmo antes da crise econômica, o papel da agilidade organizacional como vantagem competitiva foi apoiado por uma pesquisa da McKinsey. A maior parte dos entrevistados, classificou a agilidade organizacional tanto como fundamental para o sucesso do negócio e que tomadas de decisões rápidas são essenciais para tornar as organizações mais competitivas.

Agilidade também está ligada ao crescimento rentável: Pesquisa realizada pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT) sugere que as empresas ágeis podem aumentar a receita 37 por cento mais rápido e gerar lucros de 30 por cento mais elevados do que as empresas não-ágeis.

Implantada da maneira correta, a Agilidade Organizacional, oferece benefícios em vários níveis, tais como:

• Resposta mais rápida às condições de mercado
• Mudanças organizacionais feitas mais rapidamente ou de forma eficiente
• Melhora da eficiência organizacional
• Conclusão mais rápida de projetos
• Satisfação do cliente
• Satisfação do funcionário
• Melhores resultados empresariais
• Economia de custos
• Identificação de riscos e melhores ações de mitigação

Agilidade Organizacional, por fim, não é a próxima bala de prata, porém está provando ser uma ferramenta poderosa para garantir o sucesso agora e no futuro.